Como funciona uma consultoria de viagem na prática: o que está incluído, do briefing ao retorno

"O que vocês fazem, exatamente?" — essa é provavelmente a pergunta que mais aparece no primeiro contato com a Bagagem Extra. E é uma pergunta justa. Travel design ainda é categoria nova no Brasil, e a maioria das pessoas chega na primeira conversa sem uma referência clara do que está contratando.

Esse texto é uma resposta honesta. Vai descrever, etapa por etapa, o que acontece quando você contrata uma consultoria de viagem séria — o que está incluído, o que não está, e por que o trabalho começa antes da viagem e termina depois do embarque.

O ponto de partida: o que travel design não é

Antes de detalhar o que está incluído, vale separar do que costuma ser confundido:

• Não é uma agência que vende pacote. Você não chega com destino fechado pedindo cotação.

• Não é roteiro genérico baixado em PDF. Roteiro é apenas um dos entregáveis, no meio do processo.

• Não é palpite informal sobre "o que fazer em Lisboa". A consultoria desenha a sua viagem específica, considerando seu perfil, ritmo, orçamento e contexto.

• Não é "comissão escondida". O modelo profissional cobra taxa direta do cliente, em vez de viver de comissão de fornecedores. Isso muda quem o consultor está representando — você, não o hotel.

A consultoria existe pra entregar uma coisa que ninguém vende em prateleira: uma viagem desenhada do zero pro seu caso específico, com curadoria isenta, suporte ativo e plano B antecipado.

Etapa 1 — Primeiro contato: a conversa de qualificação

Antes de qualquer briefing, existe uma conversa de descoberta. Geralmente uma call de 30 a 45 minutos.

O que acontece:

• Você conta, em linhas gerais, qual viagem está pensando

• O consultor entende seu perfil de viajante, fase de vida, composição familiar

• Existe uma checagem honesta de encaixe — se faz sentido contratar travel design pra essa viagem específica, ou se outro caminho é melhor

O que está incluído: essa primeira conversa é gratuita e sem compromisso na maioria das consultorias premium. Nem toda viagem se beneficia de travel design (uma viagem curta de fim de semana, por exemplo, não justifica), e o consultor honesto reconhece isso.

O que decide a continuação: se há encaixe real, ambas as partes seguem pra próxima etapa. Se não há, a conversa termina ali, sem custo, com indicação de outro caminho que faça mais sentido.

Etapa 2 — Briefing detalhado

Aqui o trabalho de verdade começa. O briefing é uma sessão dedicada (1h a 1h30) ou um questionário aprofundado, dependendo da consultoria. Geralmente os dois.

O que entra:

• Composição exata da família ou grupo, idades, restrições alimentares ou médicas

• Datas, duração, fuso horário tolerado

• Preferências de hotelaria (boutique vs grande, urbano vs natureza, restaurante incluso vs liberdade total)

• Estilo de viagem desejado (cultural, gastronômico, contemplativo, ativo, mix)

• Ritmo (uma atividade por dia, duas por dia, dia livre alternado)

• Orçamento total realista e prioridades dentro dele (gasta mais em hotel ou em experiência? Em voo ou em jantar?)

• Histórico de viagens anteriores — o que funcionou, o que frustrou

• Não-negociáveis (alergia, medo, restrição religiosa, mobilidade)

Por que tantas perguntas: o briefing é o que diferencia roteiro genérico de roteiro pessoal. Sem essas informações, o que você recebe é Google em formato bonito. Com elas, é uma viagem que você não conseguiria desenhar sozinho mesmo com tempo.

Etapa 3 — Pesquisa e curadoria (a parte invisível)

Depois do briefing, o cliente fica em silêncio por uma a duas semanas. Esse é o trabalho real.

O que acontece nos bastidores:

• Mapeamento de cidades e roteiro macro (quais cidades, em que ordem, por quantos dias cada uma)

• Pesquisa de hotéis testados ou recomendados por consultores de confiança no destino

• Cruzamento de disponibilidade nas datas exatas, considerando feriados locais, eventos que distorcem preço, alta vs baixa temporada

• Pré-seleção de restaurantes que combinam com o perfil (não os mais famosos do TripAdvisor — os que funcionam pro seu caso específico)

• Identificação de experiências fora do óbvio (guia local especializado, atelier privado, jantar em casa de chef)

• Contato com parceiros locais pra confirmar disponibilidade e condições

É comum essa etapa consumir entre 15 e 30 horas de trabalho profissional, dependendo da complexidade da viagem. É a etapa que cliente nunca vê — e é onde a curadoria de verdade acontece.

Etapa 4 — Apresentação da proposta

O resultado da curadoria é apresentado em uma reunião dedicada (30 a 60 minutos). Não é PDF entregue por email pro cliente abrir sozinho — é conversa, com explicação de cada decisão.

O que se discute:

• Por que essa cidade entra e essa outra ficou de fora

• Por que esse hotel específico, e não o que você viu no Booking

• O que o restaurante X tem que outros mais famosos não têm

• Onde está o respiro do roteiro, onde está o ponto alto, qual o ritmo geral

É também onde o cliente faz ajustes. Adicionar um dia, trocar um destino, mudar uma escolha. Travel design é um processo iterativo, não uma entrega fechada.

Etapa 5 — Reservas e logística

Aprovada a proposta, vem a parte operacional. Aqui há variação importante: algumas consultorias fazem as reservas pelo cliente, outras entregam o roteiro pronto pra que o cliente reserve por conta própria.

Quando a consultoria reserva por você:

• Hotéis (com aproveitamento de tarifas exclusivas em alguns casos)

• Restaurantes que exigem reserva com antecedência

• Experiências privadas, guias, atelieres

• Transferes terrestres, trens internos, aluguel de carro

• Voos internos do roteiro

O que costuma ficar com o cliente:

• Voo internacional principal (cliente costuma ter milhas próprias ou preferência de companhia)

• Seguro viagem (escolha pessoal, comparação direta com seguradoras)

• Documentação pessoal (passaporte, visto, vacinas)

O modelo varia — algumas consultorias trabalham só com a parte de design, outras incluem reserva completa. Vale perguntar no primeiro contato.

Etapa 6 — O dossiê de viagem

Esse é o entregável final antes do embarque. Não é PDF de 4 páginas com bullet points — é um documento navegável (digital, no celular, no padrão das consultorias premium) com todas as informações organizadas dia a dia.

O que entra num dossiê bem feito:

• Roteiro completo dia a dia, com horário sugerido e tempo estimado de cada deslocamento

• Mapas com pontos marcados

• Reservas com vouchers, endereços, contatos

• Recomendações por momento do dia (café da manhã perto desse hotel, almoço perto dessa atração)

• Plano B pra dia de chuva, restaurante fechado, criança cansada

• Informações práticas locais (gorjeta, horários típicos, dress code, transporte público)

• Glossário básico do idioma local (10 frases que importam)

• Contatos de emergência no destino

Em consultorias mais avançadas, o dossiê é interativo, com QR codes, checklists marcáveis e atualização em tempo real durante a viagem.

Etapa 7 — Pré-embarque: a checagem final

Uma a duas semanas antes do embarque, há uma reunião final de revisão.

• Tudo confirmado e em dia?

• Documentação completa?

• Mala e kit de voo pensados pro perfil da família?

• Aplicativos baixados (mapa offline, tradutor, transporte do destino)?

• Cartões de crédito ativados pra uso internacional?

• Última dúvida antes de embarcar?

Pequena coisa, mas é a que evita 90% dos imprevistos previsíveis.

Etapa 8 — Concierge durante a viagem

Esse é o ponto que mais diferencia travel design profissional de qualquer alternativa. Durante a viagem inteira, há suporte ativo.

O que isso significa, na prática:

• Voo cancelado às 23h, próxima conexão em 6 horas — quem reorganiza o roteiro pra você não perder a noite seguinte

• Restaurante reservado fechou inesperadamente — quem encontra alternativa equivalente em 30 minutos

• Criança com febre — quem indica pediatra confiável no bairro, em vez de você procurar no Google em pânico

• Mudança de plano em tempo real (gostou tanto de uma cidade que quer ficar mais um dia) — quem reorganiza hospedagem e transferes

• Imprevisto operacional (mala extraviada, chave do quarto não funciona, problema com pagamento) — quem resolve do Brasil enquanto você está no destino

O modelo de concierge varia: Na Bagagem Extra o suporte é 24/7 durante a viagem inteira — em outras consultorias, o atendimento pode se limitar a horário comercial. Vale checar antes de contratar.

Etapa 9 — Pós-viagem

O processo não termina no retorno. Há uma conversa de fechamento, geralmente 1 a 2 semanas depois do retorno.

• O que funcionou? O que ficou aquém?

• Quais hotéis e restaurantes mereciam continuar na rotação? Quais não?

• Que aprendizados ficam pra próximas viagens?

Pra a consultoria, essa conversa alimenta a curadoria contínua. Pra o cliente, fecha o ciclo e estabelece a relação de longo prazo — porque viagem boa puxa próxima viagem.

O que tudo isso significa, em uma frase

Travel design é um serviço de desenho personalizado + execução + suporte ativo, com taxa direta do cliente como modelo de receita. O que você compra não é "roteiro" — é o trabalho de pesquisa, curadoria, reservas, dossiê, concierge e fechamento, do primeiro contato ao retorno.

O preço varia bastante por consultoria, e por isso a maioria das consultorias premium trabalha sob consulta. Cada viagem é um projeto novo, com complexidade própria — viagem de 5 dias na Argentina não custa o mesmo trabalho de uma viagem de 18 dias multi-país pela Europa com 3 crianças. A taxa reflete o trabalho real, não uma tabela genérica.

Como saber se faz sentido pra você

Esse texto descreve o que está incluído. A próxima pergunta — se vale a pena pra sua viagem específica — depende de variáveis que só uma conversa esclarece. Em outro artigo do blog comparamos os três modelos de planejamento (travel design, agência tradicional, pacote pronto) e os cenários onde cada um é a escolha certa.

Se você ficou com curiosidade de entender como esse processo funcionaria pra sua próxima viagem, a primeira conversa é exatamente o que descrevemos no item 1 desse texto: uma call gratuita pra entender se há encaixe — sem compromisso, sem venda. E se ainda está em dúvida se travel design encaixa no seu caso, vale ler também nosso artigo sobre os 5 sinais de que sim e 3 de que não.

Quero conversar sobre minha viagem

Esse artigo descreve um modelo geral de funcionamento de consultoria de viagem premium. Cada consultoria tem suas próprias etapas, prazos e entregáveis. As etapas descritas aqui refletem o padrão da Bagagem Extra e podem variar em outras consultorias do mercado.